Com a busca incansável por melhorias nos processos, as empresas perceberam nos últimos anos que estar por dentro das principais inovações tecnológicas se tornou fundamental para não perder os clientes e manter a competitividade no mercado. Com os escritórios de contabilidade essa necessidade não é diferente: afinal, o profissional que não se atualiza acaba ficando para trás.
Sabemos que você, contador(a), é parte primordial da evolução de uma empresa. E para se destacar cada vez mais no mercado, é fundamental que você esteja por dentro das principais tendências e novidades do mundo contábil. A Contabilidade 4.0, por exemplo, já é uma realidade e vem tornando a atuação profissional de muitos contadores muito mais moderna, dinâmica e associada ao uso estratégico de novas tecnologias. Mas como se preparar para essa nova realidade?
O que é transformação digital?
Primeiro, é importante entender que a transformação digital não é mais coisa do futuro. Ela é um processo atual, que utiliza a tecnologia para facilitar o gerenciamento de tarefas de um negócio e também a nossa rotina. Os processos que antes eram feitos de forma manual, agora utilizam a tecnologia como meio principal. Por exemplo: os documentos que antes necessitavam de uma impressora para serem impressos, estão disponíveis na nuvem, onde é possível até mesmo programar o salvamento automático dos dados, os chamados backups.
Um estudo realizado em 2019 chamado Digital Vortex diz que a transformação digital afetará grande maioria das empresas do mundo de forma intensa e rápida, por isso é necessário reconhecer e estar por dentro deste novo cenário. Um dos dados mais relevantes revelado pelo estudo aponta que 55% das empresas que não passaram ou que não pretendem passar por uma transformação digital acreditam que têm menos de um ano até começarem a perder participação no mercado. Das companhias que não irão mudar para se encaixarem no mundo tecnológico, 59% temem que talvez seja tarde demais.
Por que optar pela digitalização das informações?
Segundo a pesquisa Using Data Intelligently: Unification and Pipelining Patterns in the Digital Economy, divulgada pelo IDC Infobrief, os negócios estão gerando cada vez mais uma grande quantidade de dados. Antigamente, quando tudo era registrado e impresso, havia uma verdadeira montanha de documentos físicos que ocupavam dezenas de armários no escritório. Os papéis precisavam ser catalogados e geravam poeira, sem contar as inúmeras horas perdidas tentando encontrar um documento específico que poderia ter sido danificado, extraviado ou perdido.
Antes, as notas fiscais tinham de ser guardadas pelo prazo legal de cinco anos, imagine a quantidade de espaço que ocupavam? Agora os dados estão ao alcance das mãos através de poucos cliques.
Todo o processo de acessar os dados em qualquer momento apenas com a obrigatoriedade de uma senha é muito seguro graças à criptografia e firewalls que protegem os dados de possíveis invasores. As informações ficam em ambientes virtuais seguros com um grande espaço de armazenamento disponível, sendo possível aumentar a memória do espaço para gerar mais dados e salvar documentos.
A digitalização de dados ocorre de várias maneiras:
Por meio de sistemas integrados
Ferramentas digitais que auxiliam no dia a dia do negócio, os chamados ERPs, contribuem para a automatização dos processos. O sistema, se configurado de forma certa, gera relatórios, faz o cruzamento de informações, emissão de notas fiscais, conciliação bancária, alerta de vencimento, computação de entradas e saídas, entre outros.
Há diferentes tipos de ERPs, separados por ramo de atividade, porte da empresa, tornando a personalização ainda maior.
Através das assinaturas eletrônicas
Você se lembra de como era assinar um documento antigamente? Precisava imprimi-lo, ir ao cartório para autenticar, carimbar e depois guardá-lo em um local seguro. Atualmente, tudo ocorre com um simples clique.
O chamado certificado digital valida as assinaturas digitalmente comprovando a autoria de quem o assinou de forma rápida e segura. Usando a criptografia, cada certificado possui uma chave pública que só consegue ser decodificada via software.
Na nuvem
Salvar os materiais na chamada nuvem é uma prática que tem se tornado cada vez mais comum, tão comum que já foi até tema de série de TV, Silicon Valley. Usando tecnologia parecida com a da assinatura eletrônica, os documentos na nuvem só podem ser acessados via login e senha.
Quais as vantagens da digitalização de dados para o profissional de contabilidade?
1. Economia de tempo
Esta é sem dúvida uma das principais vantagens. Como já foi dito, com a digitalização todos os dados que a empresa possui podem ser acessados de forma prática sem necessitar de horas para encontrar um único documento.
A mesma coisa acontece no envio de documentos, pagamentos de tributos, declarações, entre outros. Antes era necessário separar dias da agenda para buscar comprovantes de despesas e receitas para declarar o Imposto de Renda. Agora é tudo muito prático, basta procurar nos sistemas e apps certos para que todas as informações sejam acessadas de forma simplificada. Ao automatizar os processos, sobrará tempo para focar na razão de ser do negócio: o cliente.
2. Economia de recursos
Com arquivos digitalizados, não há a necessidade de um espaço físico para armazenamento, assim como há a diminuição dos custos com impressão de papel, compra de pastas para armazenar, entre outros. Segundo a pesquisa Gartner Inc, quase 3% do lucro de uma empresa é gasto em papel, impressão, arquivamento, armazenamento e preservação de documentos.
3. Eficiência e segurança nos processos
Outro grande benefício da digitalização na área contábil é o ganho de eficiência e segurança nos processos. Desde a criação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em 2005 e do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), as informações dos contribuintes são digitalizadas para que sejam acessadas de forma prática via plataformas 100% online. Assim, é possível ter mais agilidade, eficiência e confiabilidade nas informações.
O mesmo ocorreu no envio da declaração do Imposto de Renda, que desde 2010 deve ser feita online, sem a necessidade de coletar inúmeros documentos físicos, contabilizar todos manualmente, etc. Com a desburocratização do processo e a adoção da digitalização por parte do Fisco, os contadores foram obrigados a buscar formas de entender a transformação digital e a aderir no dia a dia.
Esteja sempre preparado
Como falamos no início deste texto, a Contabilidade 4.0 já é uma realidade. São equipamentos e softwares que simplificam o registro de pagamentos, realização de cálculos, envio de declarações, emissão de notas fiscais, entre outras tarefas, tornando a sua rotina muito mais ágil e produtiva.
O profissional contábil precisa estar de olho em todas as mudanças do mercado e, principalmente, das inovações tecnológicas que surgem diariamente. Lembre-se: quem entende a necessidade de se manter sempre atualizado sai na frente perante a concorrência.
Existem diversas maneiras de se preparar para este novo cenário:
– Invista em sua carreira. Faça cursos de especialização e atualização para saber as novidades do mercado;
– Participe de seminários, convenções e demais eventos do setor. É uma ótima oportunidade para entender o que está sendo discutido de relevante no setor contábil e fortalecer o networking;
– E claro, utilize a automação comercial como sua grande aliada e seja um parceiro da Sweda!
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