Imagine uma loja sem caixa registradora. O caos, certo? Desde as primeiras máquinas mecânicas até os sistemas digitais super modernos de hoje, a caixa registradora sempre foi essencial para manter tudo nos eixos no mundo do atacado e varejo.
Neste post, vamos mostrar como ela evoluiu, por que é tão importante e como escolher a melhor para o seu negócio. Vamos lá?
O que é uma caixa registradora?
A caixa registradora é aquela máquina que registra as vendas, guarda o dinheiro e emite os cupons fiscais. Ela tem algumas partes básicas: a gavetinha onde o dinheiro fica guardado, um teclado para digitar os valores, um display para mostrar as informações e uma impressora para os cupons. Em poucas palavras, ela ajuda a organizar as vendas, controlar o estoque e garantir que tudo esteja certo no final do dia.
Para que serve a caixa registradora?
A principal utilidade da caixa registradora, como o próprio nome diz, é fazer o registro das entradas e saídas de valores, seja por pagamento em dinheiro, cartão de crédito, débito ou pix.
A partir desse registro é possível fazer a conferência dos valores. Portanto, diminui os riscos de manuseio incorreto dos recursos da empresa, como perdas, erros humanos ou desvios. Com isso, aumenta a segurança e organização do negócio.
O ideal é contar os valores diariamente de forma organizada, para manter o bom funcionamento de tudo.
A forma mais conhecida de fazer isso é verificando se o saldo do caixa corresponde aos registros da empresa.
De início são considerados os recibos de cheque e cartão, na sequência entra a contagem das notas e moedas e após o somatório manual da contagem, verifica-se a veracidade com os comprovantes emitidos pelo equipamento.
Como funciona uma caixa registradora?
A caixa registradora soma os preços digitados ou lidos por código de barras, calcula o total, processa pagamentos e exibe o troco. Modelos avançados emitem notas fiscais e integram-se a sistemas.
Entenda melhor cada uma dessas etapas:
Registro de produtos
- Nos modelos mais simples, o operador digita manualmente o preço de cada item.
- Em modelos mais modernos, o registro pode ser feito com um leitor de código de barras, que identifica o produto automaticamente.
Cálculo do total da compra
A caixa soma os valores dos itens comprados e pode aplicar descontos ou calcular impostos, conforme necessário.
Recebimento do pagamento
- O operador informa a forma de pagamento (dinheiro, cartão ou outros meios digitais).
- Se for dinheiro, a caixa calcula o troco a ser devolvido.
Impressão de nota fiscal ou comprovante
Modelos modernos estão integrados a sistemas fiscais e imprimem automaticamente a nota fiscal ou comprovante da compra.
Armazenamento do dinheiro
A gaveta da caixa registradora se abre para guardar o dinheiro e organizar as cédulas e moedas.
A evolução da caixa registradora
Quando James e John Ritty criaram a caixa registrada em 1879, tinham o objetivo inicial de desenvolver um equipamento para coibir o saque indevido de recursos por parte de funcionários. Porém, acabaram criando uma revolução.
Anos depois, foram incluídas no aparelho bobinas em rolo de papel visando registrar as vendas. Até que em 1906, gradualmente, começaram a ser fabricadas as máquinas registradas com motores elétricos.
Semelhante à máquina de escrever, o periférico também possuía teclado com peças destacadas e, em alguns casos, até manivela. Sendo assim, elas não eram exatamente práticas, pois eram pesadas e de aparência imponente.
Na maioria das vezes, era feita de materiais naturais, principalmente de madeira e metais de alto valor, justamente o que torna esses antigos objetos tão procurados.
Seu controle de preço e estoque era feito manualmente, por etiquetas. Ou seja, o funcionário digitava o preço afixado na etiqueta no teclado da caixa registradora, guardava o dinheiro na gaveta e a bobina da caixa registrava tudo.
Vantagens de Investir em uma caixa registradora moderna
Se você ainda usa uma caixa mais antiga, talvez seja hora de pensar em uma atualização. As modernas trazem benefícios como integração com sistemas de gestão, como ERPs, para controlar tudo em um só lugar. Elas também geram relatórios detalhados que ajudam a tomar decisões melhores para o negócio, além de oferecer mais agilidade no atendimento, o que deixa os clientes felizes. E não podemos esquecer da redução de custos, já que erros e fraudes são minimizados.
Hoje é tudo bem diferente — e mais moderno, obviamente. A caixa registradora passou por uma grande evolução, sem perder a essência de suas funções. Na verdade, seus substitutos dão conta das já conhecidas atribuições e ainda fazem muitos mais.
Caixa registradora: do código de barras ao PDV
Com as transformações no setor de vendas, surgiu o código de barras. Ele permite vários registros além do preço, tais como os detalhes do produto, tamanho, cor e a quantidade disponível no estoque.
Atualmente, as caixas registradoras são conhecidas como PDV e contam com diversas formas de uso da tecnologia para otimizar a gestão do negócio, como, por exemplo:
- Bluetooth;
- Wifi;
- Touchscreen;
- Armazenamento em nuvem das informações contábeis.
Tais sistemas de gestão fazem a contabilidade com a anuência do contador cadastrado.
Vantagens de utilizar um PDV como caixa registradora
O PDV (sistema de frente de caixa) é a grande ferramenta facilitadora da gestão do negócio. Com ele, é possível gerenciar recebimentos dos pagamentos em cartão de crédito e débito, bem como identificar e categorizar as entradas.
É uma solução completa para otimizar a produtividade do negócio e promover melhor experiência ao cliente, indo além da caixa registradora comum.
Veja em detalhes, as maiores vantagens de adotar um PDV para o seu negócio:
Gestão de estoques
Através de um sistema digitalizado e, consequentemente, integrado, a atualização das informações é em tempo real. Com isso, é possível adequar as ofertas e contactar fornecedores antecipadamente, para não ter prejuízo com estoque encalhado ou pela falta de itens desejados.
Filas menores
Filas reduzidas significam menos tempo esperando, mais agilidade no dia do cliente e menos estresse para todos os envolvidos. Tudo isso faz parte da experiência do consumidor, e é fundamental para agregar valor à marca.
Afinal, se você visa melhorar seu negócio para o seu cliente, ele com certeza se sentirá valorizado e irá falar bem da sua empresa.
Agilidade no pagamento e recebimento
Dar ao cliente uma forma ágil de pagar e ainda gerir os recebimentos instantaneamente aprimora a produtividade, gestão financeira e contábil da empresa.
Gestão de cadastro de clientes
Nada pior para um cliente que demorar para ser atendido na fila e no cadastro. Ao ter um sistema de PDV é possível pegar os dados do cliente no momento do pagamento.
Consequentemente, além de agilizar o atendimento, também permite a criação de políticas de relacionamento e divulgação de ofertas individualizadas.
Logística de entregas
É possível gerir com assertividade os processos de entrada, pagamento, separação e envio de entregas. Afinal, centralizar todas as etapas em um único sistema faz uma enorme diferença independente do segmento do seu negócio.
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