Automação Comercial

Impressora Térmica Fiscal vs. Não Fiscal (NFC-e): Qual a Diferença e Qual a Ideal para o seu PDV?

No mundo da automação comercial, poucos termos causam tanta confusão quanto “impressora fiscal”. Há alguns anos, a escolha de uma impressora para o Ponto de Venda (PDV) era um processo complexo, caro e burocrático, centrado em um equipamento chamado ECF (Emissor de Cupom Fiscal). Hoje, o cenário é outro. Com a chegada de tecnologias como a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), o jogo mudou completamente. A “inteligência” fiscal saiu do hardware da impressora e foi para o software e para a nuvem. Mas o que isso significa na prática? A impressora que você usa para emitir o cupom da NFC-e é uma impressora “fiscal”? E qual a diferença real entre elas? Se você está montando um novo caixa ou atualizando seu sistema, este artigo irá esclarecer definitivamente qual equipamento você precisa. O Passado: O que Era (e Por Que Está Obsoleta) a Impressora Fiscal (ECF)? A “impressora fiscal” tradicional é o ECF (Emissor de Cupom Fiscal). Este não era um equipamento simples; era uma fortaleza de hardware com regras rígidas: Memória Fiscal Interna: O ECF possuía uma memória interna (chamada de Memória Fita Detalhe – MFD) que armazenava uma cópia de cada transação. Essa memória era inviolável. Hardware Lacrado: O equipamento era fisicamente lacrado por técnicos autorizados pelo Fisco (SEFAZ). Qualquer manutenção, mesmo uma simples troca de peça, exigia uma intervenção técnica oficial e burocrática. Custo Elevado: Toda essa tecnologia embarcada e a homologação complexa tornavam o ECF um equipamento caro de comprar e de manter. Inteligência no Hardware: A própria impressora era “inteligente”. Ela validava alíquotas de impostos e se comunicava de forma complexa com o software de PDV. Com o avanço da internet, esse modelo se tornou obsoleto. Era caro para o varejista e ineficiente para o Fisco, que só conseguia auditar os dados fisicamente, máquina por máquina. O Presente e Futuro: A Impressora Não Fiscal e a Revolução Digital O nome já diz tudo: esta impressora não possui memória fiscal, não precisa de lacre e não tem nenhuma inteligência tributária. Ela é, em essência, um periférico simples e eficiente, cuja única função é imprimir papel rapidamente. “Mas então, onde foi parar o controle fiscal?” Ele foi para o software e para a nuvem. NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) A NFC-e é o padrão na grande maioria dos estados brasileiros. O processo é o seguinte: Seu software de PDV coleta os dados da venda. O software se comunica pela internet com a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do seu estado e autoriza a venda digitalmente em tempo real. A SEFAZ devolve um arquivo (XML) e um código de autorização. Sua impressora térmica NÃO FISCAL entra em ação apenas na última etapa: ela imprime o DANFE-NFC-e (Documento Auxiliar da Nota Fiscal), que é aquele cupom com o QR Code. O documento fiscal de verdade é o arquivo digital (XML) que está na nuvem. A impressora apenas fornece um “recibo” ou “espelho” para o cliente. Comparativo Rápido: Fiscal (ECF) vs. Não Fiscal (para NFC-e) Inteligência Fiscal No próprio hardware (Memória Fiscal) No seu Software de PDV (NFC-e) Necessidade de Lacre Sim. Requer técnico autorizado. Não. É um periférico comum. Manutenção Burocrática, cara e restrita. Simples, rápida e pode ser feita por qualquer técnico. Custo Alto. Significativamente mais baixo. O que Imprime O próprio Cupom Fiscal. O DANFE (NFC-e) ou Extrato (CF-e). Status Atual Obsoleta. Padrão atual do mercado. Se a Impressora Não é “Fiscal”, a Qualidade Importa Menos? (ERRADO!) Aqui está o ponto crucial para o seu negócio. Muitos varejistas pensam: “Ótimo, se a impressora é ‘burra’ e não fiscal, posso comprar a mais barata que encontrar”. Este é um erro que pode custar suas vendas. O Fisco saiu da sua impressora, mas o seu cliente continua lá. O maior inimigo do seu PDV na Black Friday ou no Natal não é a SEFAZ; é a fila. A “inteligência fiscal” foi embora, mas a necessidade de performance operacional aumentou. Você precisa de uma impressora não fiscal que seja: Rápida: O Fisco não liga se a impressão demora, mas o seu cliente na fila liga. Uma impressora como a SIX, com velocidade de 300 mm/s, imprime o cupom quase instantaneamente. Confiável: A impressora fiscal antiga era um “tanque” porque era cara. A sua impressora não fiscal de hoje precisa ser um “tanque” em durabilidade, para aguentar o volume de picos de venda sem falhar, quebrar ou começar a picotar papel. Fácil de Manter: O pesadelo da bobina vazia precisa ser resolvido em segundos. Impressoras com sistema “Easy Load” (como as da Sweda) permitem a troca de papel em menos de 5 segundos, sem necessidade de alinhamento. Conectável: O seu PDV é moderno? A impressora precisa acompanhar. A SIX, por exemplo, vem com 3 conexões (USB, Serial e Ethernet/Rede), garantindo integração fácil com qualquer sistema, seja um PDV local ou um totem de autoatendimento. Conclusão: Você Precisa de uma Impressora Não Fiscal Rápida e Robusta Vamos direto ao ponto: qual equipamento é o ideal para o seu PDV hoje? A resposta é: você não precisa mais de uma “impressora fiscal” cara e burocrática. Você precisa de uma solução não fiscal focada em performance para a fila não parar. E a Sweda tem a solução exata para o seu cenário: Se você precisa de uma SOLUÇÃO COMPLETA: A sua escolha é uma Caixa Registradora Digital (como a Onix ou Morion). Elas já vêm com o software Mobox® (o “cérebro” que gera a NFC-e) e uma impressora térmica de alta velocidade integrada. É a solução “tudo-em-um” para eliminar gargalos e filas. A venda mais rápida do Brasil. Se você JÁ TEM um PDV e precisa de uma IMPRESSORA: A sua escolha é uma impressora térmica avulsa. Para caixas de altíssimo volume, a SIX oferece 300 mm/s de velocidade. Para máxima confiabilidade, a SI-300 X (“a preferida do varejo”) garante que o seu caixa não pare. O custo de uma fila é sempre maior que o custo da atualização. Não deixe que um equipamento lento, baseado em regras antigas, prejudique seu faturamento. Pronto

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18 de novembro de 2025

Categoria Soluções

Caixa registradora: o que é, como funciona, evolução e opções mais modernas

Imagine uma loja sem caixa registradora. O caos, certo? Desde as primeiras máquinas mecânicas até os sistemas digitais super modernos de hoje, a caixa registradora sempre foi essencial para manter tudo nos eixos no mundo do atacado e varejo. Neste post, vamos mostrar como ela evoluiu, por que é tão importante e como escolher a melhor para o seu negócio. Vamos lá? O que é uma caixa registradora? A caixa registradora é aquela máquina que registra as vendas, guarda o dinheiro e emite os cupons fiscais. Ela tem algumas partes básicas: a gavetinha onde o dinheiro fica guardado, um teclado para digitar os valores, um display para mostrar as informações e uma impressora para os cupons. Em poucas palavras, ela ajuda a organizar as vendas, controlar o estoque e garantir que tudo esteja certo no final do dia. Para que serve a caixa registradora? A principal utilidade da caixa registradora, como o próprio nome diz, é fazer o registro das entradas e saídas de valores, seja por pagamento em dinheiro, cartão de crédito, débito ou pix. A partir desse registro é possível fazer a conferência dos valores. Portanto, diminui os riscos de manuseio incorreto dos recursos da empresa, como perdas, erros humanos ou desvios. Com isso, aumenta a segurança e organização do negócio. O ideal é contar os valores diariamente de forma organizada, para manter o bom funcionamento de tudo. A forma mais conhecida de fazer isso é verificando se o saldo do caixa corresponde aos registros da empresa. De início são considerados os recibos de cheque e cartão, na sequência entra a contagem das notas e moedas e após o somatório manual da contagem, verifica-se a veracidade com os comprovantes emitidos pelo equipamento. Como funciona uma caixa registradora? A caixa registradora soma os preços digitados ou lidos por código de barras, calcula o total, processa pagamentos e exibe o troco. Modelos avançados emitem notas fiscais e integram-se a sistemas. Entenda melhor cada uma dessas etapas: Registro de produtos Nos modelos mais simples, o operador digita manualmente o preço de cada item. Em modelos mais modernos, o registro pode ser feito com um leitor de código de barras, que identifica o produto automaticamente. Cálculo do total da compra A caixa soma os valores dos itens comprados e pode aplicar descontos ou calcular impostos, conforme necessário. Recebimento do pagamento O operador informa a forma de pagamento (dinheiro, cartão ou outros meios digitais). Se for dinheiro, a caixa calcula o troco a ser devolvido. Impressão de nota fiscal ou comprovante Modelos modernos estão integrados a sistemas fiscais e imprimem automaticamente a nota fiscal ou comprovante da compra. Armazenamento do dinheiro A gaveta da caixa registradora se abre para guardar o dinheiro e organizar as cédulas e moedas. A evolução da caixa registradora Quando James e John Ritty criaram a caixa registrada em 1879, tinham o objetivo inicial de desenvolver um equipamento para coibir o saque indevido de recursos por parte de funcionários. Porém, acabaram criando uma revolução. Anos depois, foram incluídas no aparelho bobinas em rolo de papel visando registrar as vendas. Até que em 1906, gradualmente, começaram a ser fabricadas as máquinas registradas com motores elétricos. Semelhante à máquina de escrever, o periférico também possuía teclado com peças destacadas e, em alguns casos, até manivela. Sendo assim, elas não eram exatamente práticas, pois eram pesadas e de aparência imponente. Na maioria das vezes, era feita de materiais naturais, principalmente de madeira e metais de alto valor, justamente o que torna esses antigos objetos tão procurados. Seu controle de preço e estoque era feito manualmente, por etiquetas. Ou seja, o funcionário digitava o preço afixado na etiqueta no teclado da caixa registradora, guardava o dinheiro na gaveta e a bobina da caixa registrava tudo. Vantagens de Investir em uma caixa registradora moderna Se você ainda usa uma caixa mais antiga, talvez seja hora de pensar em uma atualização. As modernas trazem benefícios como integração com sistemas de gestão, como ERPs, para controlar tudo em um só lugar. Elas também geram relatórios detalhados que ajudam a tomar decisões melhores para o negócio, além de oferecer mais agilidade no atendimento, o que deixa os clientes felizes. E não podemos esquecer da redução de custos, já que erros e fraudes são minimizados. Hoje é tudo bem diferente — e mais moderno, obviamente. A caixa registradora passou por uma grande evolução, sem perder a essência de suas funções. Na verdade, seus substitutos dão conta das já conhecidas atribuições e ainda fazem muitos mais. Caixa registradora: do código de barras ao PDV Com as transformações no setor de vendas, surgiu o código de barras. Ele permite vários registros além do preço, tais como os detalhes do produto, tamanho, cor e a quantidade disponível no estoque. Atualmente, as caixas registradoras são conhecidas como PDV e contam com diversas formas de uso da tecnologia para otimizar a gestão do negócio, como, por exemplo: Bluetooth; Wifi; Touchscreen; Armazenamento em nuvem das informações contábeis. Tais sistemas de gestão fazem a contabilidade com a anuência do contador cadastrado. Vantagens de utilizar um PDV como caixa registradora O PDV (sistema de frente de caixa) é a grande ferramenta facilitadora da gestão do negócio. Com ele, é possível gerenciar recebimentos dos pagamentos em cartão de crédito e débito, bem como identificar e categorizar as entradas. É uma solução completa para otimizar a produtividade do negócio e promover melhor experiência ao cliente, indo além da caixa registradora comum. Veja em detalhes, as maiores vantagens de adotar um PDV para o seu negócio: Gestão de estoques Através de um sistema digitalizado e, consequentemente, integrado, a atualização das informações é em tempo real. Com isso, é possível adequar as ofertas e contactar fornecedores antecipadamente, para não ter prejuízo com estoque encalhado ou pela falta de itens desejados. Filas menores Filas reduzidas significam menos tempo esperando, mais agilidade no dia do cliente e menos estresse para todos os envolvidos. Tudo isso faz parte da experiência do consumidor, e é fundamental para agregar valor à marca. Afinal, se

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10 de fevereiro de 2025

Contabilidade

Evolução rápida do setor contábil no Brasil

O ano de 2020 foi tenso e intenso para os contadores, e 2021 continua desafiador, mas também repleto de oportunidades para os profissionais de contabilidade. Para isso, o contador precisará estar antenado e acompanhar as tendências do setor se quiser entregar um serviço com diferencial e repensar no seu negócio. Há apenas algumas décadas não havia computadores, celulares, nem internet, e a realidade para o profissional da área contábil era outra: pilhas de documentos e arquivos empoeirados, filas quilométricas nas repartições públicas e nos bancos, enorme perda de tempo com burocracia. Hoje, o contador não pode ficar mais preso a processos ultrapassados, baseados em documentos impressos, quando os avanços tecnológicos permitem dinamismo e rapidez no atendimento ao cliente. Pensando nisso, listamos as principais tendências do mercado contábil que todo contador precisa estar atento para não ficar em desvantagem profissional. Confira: Computação em nuvem Entre as tendências da contabilidade, esta já é realidade estabelecida: a maioria das pequenas e médias empresas já estão “na nuvem”. A chamada nuvem é um local de armazenamento de dados e aplicativos “fora” dos computadores pessoais. Em vez de comprar um software caro, a pessoa utiliza os programas diretamente no site do provedor e paga assinatura, como se fosse um serviço de telefonia ou TV a cabo, por exemplo. Isso simplifica processos, reduz custos e permite usar sempre uma versão do programa mais atual. Então, é essencial que os contadores dominem a computação em nuvem para atender seus clientes. Mesmo que não conheça cada software em detalhes, é preciso saber indicar a melhor solução tecnológica para facilitar o dia a dia de cada cliente. Escrituração digital O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), da Receita Federal, permite que contribuintes cumpram suas obrigações fiscais por meio digital, sem a necessidade de preencher e entregar documentos impressos aos órgãos competentes. A escrituração das empresas é feita online, por meio de documentos com assinatura eletrônica, que são validados juridicamente por certificação digital. Colocando de modo mais simples, todas as informações trabalhistas, tributárias e legais são enviadas aos órgãos governamentais por meio de programas de computador, sem necessidade de formulários em papel. Por isso, além de ter bons conhecimentos de informática, o contador precisa dominar os programas e conhecer todos os detalhes envolvidos no processo. Integração de sistemas de gestão Os programas para gestão corporativa chamados de ERP (do inglês Enterprise Resource Planning) oferecem inúmeros recursos, como: Geração de dados confiáveis. Acompanhamento do fluxo de caixa. Integração dos vários setores da empresa. Planilhas e relatórios financeiros precisos. Inventários em tempo real etc. A implantação de sistemas de gestão empresarial cresce a cada dia no universo corporativo, o que gera grandes vantagens tanto para os empresários quanto para os contadores. A facilidade no acesso e no cruzamento de dados é apenas um dos muitos aspectos que favorecem o trabalho da área de contabilidade. Captação de clientes pelo marketing digital Cada vez mais o empresário contábil irá lidar com uma geração de jovens gestores e empresários que não conheciam o mundo antes da internet. Uma turma que não faz ideia do que foram as páginas amarelas, que cresceu utilizando o Google para pesquisar e o Facebook, Instagram e WhatsApp para se comunicar. Essas gerações confiam mais nos algoritmos do que na indicação de amigos na hora de escolher um filme, um restaurante ou até um escritório de contabilidade. Por isso, é mais que urgente que empresas contábeis criem sua presença digital e comecem a investir em estratégias de captação de clientes por meio do marketing digital. Em 2020, com a pandemia, o marketing digital se tornou essencial para captação de clientes em qualquer segmento, inclusive para a contabilidade. Em 2021, se seu escritório ainda não tem presença na web está perdendo tempo e dinheiro. É preciso investir em um site contábil próprio, em blog e conteúdo, redes sociais e muito mais para se destacar e competir no mercado contábil. Tendência do “faça você mesmo” Com os avanços dos recursos tecnológicos, a escrituração se torna mais simplificada e econômica a cada dia. Os programas disponibilizados pelas instituições são intuitivos e, muitas vezes, dispensam o auxílio de um contador. Assim, pequenos e médios empresários se sentem mais seguros para colocar a mão na massa e assumir processos e tarefas contábeis por conta própria. Por isso, os profissionais de contabilidade precisam usar a criatividade e agregar novos valores aos serviços oferecidos à clientela. O lado positivo dessa tendência é que a tecnologia que favorece o cliente também favorece o contador. Como a execução de tarefas se torna mais simples, o profissional ganha tempo livre para expandir sua atuação e oferecer atendimento diferenciado. Consultoria personalizada Como mencionamos acima, as facilidades tecnológicas e a simplificação e automação de processos contábeis, a princípio, podem significar perda de clientes para os contadores. No entanto, um profissional flexível e bem preparado pode transformar essa tendência, aparentemente desfavorável, em oportunidades. Com a facilidade de acesso a dados de clientes em tempo real, é possível conhecer melhor suas demandas e oferecer soluções sob medida para atendê-las. A consultoria se apresenta como o caminho mais lucrativo entre as tendências de contabilidade. A tecnologia disponibiliza as ferramentas necessárias para oferecer aconselhamento em tempo real. Preparar-se o quanto antes para se tornar um consultor de confiança, significa garantir a satisfação e a fidelidade dos clientes. O crescimento da clientela da geração do milênio Os jovens nascidos nas décadas de 1980 e 1990, chamados de geração do milênio, ou geração Y, tornaram-se contribuintes adultos e precisam de serviços contábeis. Essas pessoas cresceram em meio a grandes avanços tecnológicos, são hábeis com computadores, internet e celulares de última linha, e se sentem à vontade no mundo virtual. O profissional de contabilidade que permanecer preso a sistemas antiquados, dificilmente vai cativar esses clientes. Entre outras coisas, eles esperam processos modernos, com o mínimo de papéis impressos, consultoria financeira personalizada e transparência na relação profissional. Outro aspecto valorizado pela geração do milênio é a mobilidade e a agilidade na informação. Como vivem conectados praticamente 24 horas por dia, eles

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12 de agosto de 2021

Contabilidade

6 dicas para contadores somarem mais clientes

Pessoas estão cada vez mais conectadas e isso já não é novidade. Até mesmo gerações que não nasceram na era digital, como os baby boomers e a geração X, estão usando mais as plataformas online tanto para se comunicar quanto para realizar compras e contratar serviços. Uma amostra do potencial da internet para as empresas é o aumento de 39% nas negociações no primeiro semestre de 2020, início da pandemia, segundo pesquisa da Money Times. Outro dado que reforça a importância dos meios digitais para os brasileiros é o tempo gasto online. De acordo com o relatório recente da Global Digital Overview, o Brasil ocupa o segundo lugar no ranking. A média é de 10 horas e 8 minutos. Bastante, não? Além disso, segundo pesquisa da Salesforce, 79% dos brasileiros pesquisam informações sobre a empresa na internet antes de comprar seus produtos ou contratar serviços. É por isso que investir em marketing digital é estratégico para ter mais clientes, seja você contador autônomo ou dono de um escritório de contabilidade, pois é nas redes sociais que seus atuais e futuros clientes estão. Mas, afinal, o que é marketing digital? Você já deve ter ouvido falar sobre marketing digital alguma vez, já que as estratégias têm sido cruciais para a geração de novos negócios. Como citamos, o público está nas redes, então é preciso que a empresa esteja online. Portanto, o marketing digital é voltado à construção de relacionamentos com potenciais clientes por meio de conteúdos em plataformas digitais, como blogs e redes sociais. É através delas que as empresas e profissionais que prestam serviços conseguem dar identidade à marca e mostrar os seus diferenciais. O resultado de boas estratégias: alcance de mais clientes. Além de conteúdos orgânicos, ou seja, não pagos, há outra opção para alavancar vendas no meio online, que são os anúncios pagos em redes como o Facebook e o Instagram. Enfim, o marketing digital oferece diferentes possibilidades para incrementar os negócios. Confira agora 6 estratégias de marketing digital para contadores Agora que entendeu um pouco sobre marketing digital e sua relevância para obter mais clientes, você que é contador autônomo ou tem um escritório de contabilidade, seja ele pequeno, médio ou grande, vai conferir seis dicas estratégias de marketing digital que vão fazer diferença no crescimento do seu negócio: 1.Construa conteúdos que possam alterar a imagem “quadrada” do serviço de contabilidade A grande maioria das pessoas veem na contabilidade somente um serviço burocrático, e você sabe que a atividade vai muito além disso. Ela é estratégica para os negócios de empresas dos mais diversos tipos e portes. Por isso, invista na produção de conteúdo que mostrem esse papel fundamental da contabilidade para os empreendimentos. Assim, você não apenas estimula o interesse de potenciais clientes, mas também fortalece a sua marca. 2. Divulgue provas reais do seu trabalho nas redes sociais Quantas vezes você já foi influenciado a comprar quando viu um depoimento favorável nas redes? Com certeza alguma vez, não mesmo? Portanto, esta é uma maneira eficiente de fechar novos contratos. Para isso, mostre como o seu trabalho favoreceu o desempenho de determinada empresa ou cliente atendido, como resolveu rapidamente um problema específico, enfim, tudo que prove que o seu processo é realmente eficaz. 3. Use e-mail marketing É importante manter um fluxo de comunicação também fora das redes sociais e a ferramenta de boa performance nesse sentido é o e-mail marketing. Por meio dele você pode divulgar novos serviços, educar seu cliente sobre processos contábeis, entre outras informações que possam interessar seu público. 4. Invista em anúncios pagos Além de conteúdos orgânicos, é também estratégico para captar clientes no momento certo investir em anúncios pagos. Ao contrário das mídias convencionais, os anúncios nas redes sociais são mais baratos e dão resultados. Mas fica atento: é necessário construir uma campanha atrativa. 5. Tenha um blog Muitas pessoas têm dúvidas sobre como fazer o imposto de renda, sobre tributos, impostos, entre outros assuntos relacionados à contabilidade. Portanto, construir conteúdos que possam esclarecer essas e outras questões é uma forma de criar relacionamento. Além disso, ter um blog alimentado continuamente é uma maneira de aumentar o tráfego em outros canais, ou seja, mais pessoas irão entrar no seu site, redes sociais e demais plataformas. 6. Melhore a qualidade do seu site Por mais que seja importante ter um blog, estar presente nas redes sociais e enviar e-mails marketing é essencial ter um bom site, já que ele é como se fosse a fachada da sua empresa. Portanto, invista na melhora visual e no aumento da facilidade de navegação do seu site. Lembre-se que ele precisa ser intuitivo. Essas são algumas estratégias de marketing para que você tenha mais possibilidades de aumentar a sua carteira de clientes, mesmo que seja um contador autônomo. E se tiver dificuldades, contrate um profissional de marketing digital para te auxiliar. O importante mesmo é não abrir mão de inserir a sua empresa nos meios digitais. Continue nos acompanhando aqui pelo blog e também pelas redes sociais: Facebook, Instagram e Linkedin. 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28 de julho de 2021

Contabilidade

Contabilidade 4.0: como se manter atualizado e se destacar no mercado?

Com a busca incansável por melhorias nos processos, as empresas perceberam nos últimos anos que estar por dentro das principais inovações tecnológicas se tornou fundamental para não perder os clientes e manter a competitividade no mercado. Com os escritórios de contabilidade essa necessidade não é diferente: afinal, o profissional que não se atualiza acaba ficando para trás. Sabemos que você, contador(a), é parte primordial da evolução de uma empresa. E para se destacar cada vez mais no mercado, é fundamental que você esteja por dentro das principais tendências e novidades do mundo contábil. A Contabilidade 4.0, por exemplo, já é uma realidade e vem tornando a atuação profissional de muitos contadores muito mais moderna, dinâmica e associada ao uso estratégico de novas tecnologias. Mas como se preparar para essa nova realidade? O que é transformação digital? Primeiro, é importante entender que a transformação digital não é mais coisa do futuro. Ela é um processo atual, que utiliza a tecnologia para facilitar o gerenciamento de tarefas de um negócio e também a nossa rotina. Os processos que antes eram feitos de forma manual, agora utilizam a tecnologia como meio principal. Por exemplo: os documentos que antes necessitavam de uma impressora para serem impressos, estão disponíveis na nuvem, onde é possível até mesmo programar o salvamento automático dos dados, os chamados backups. Um estudo realizado em 2019 chamado Digital Vortex diz que a transformação digital afetará grande maioria das empresas do mundo de forma intensa e rápida, por isso é necessário reconhecer e estar por dentro deste novo cenário. Um dos dados mais relevantes revelado pelo estudo aponta que 55% das empresas que não passaram ou que não pretendem passar por uma transformação digital acreditam que têm menos de um ano até começarem a perder participação no mercado. Das companhias que não irão mudar para se encaixarem no mundo tecnológico, 59% temem que talvez seja tarde demais. Por que optar pela digitalização das informações? Segundo a pesquisa Using Data Intelligently: Unification and Pipelining Patterns in the Digital Economy, divulgada pelo IDC Infobrief, os negócios estão gerando cada vez mais uma grande quantidade de dados. Antigamente, quando tudo era registrado e impresso, havia uma verdadeira montanha de documentos físicos que ocupavam dezenas de armários no escritório. Os papéis precisavam ser catalogados e geravam poeira, sem contar as inúmeras horas perdidas tentando encontrar um documento específico que poderia ter sido danificado, extraviado ou perdido. Antes, as notas fiscais tinham de ser guardadas pelo prazo legal de cinco anos, imagine a quantidade de espaço que ocupavam? Agora os dados estão ao alcance das mãos através de poucos cliques. Todo o processo de acessar os dados em qualquer momento apenas com a obrigatoriedade de uma senha é muito seguro graças à criptografia e firewalls que protegem os dados de possíveis invasores. As informações ficam em ambientes virtuais seguros com um grande espaço de armazenamento disponível, sendo possível aumentar a memória do espaço para gerar mais dados e salvar documentos. A digitalização de dados ocorre de várias maneiras: Por meio de sistemas integrados Ferramentas digitais que auxiliam no dia a dia do negócio, os chamados ERPs, contribuem para a automatização dos processos. O sistema, se configurado de forma certa, gera relatórios, faz o cruzamento de informações, emissão de notas fiscais, conciliação bancária, alerta de vencimento, computação de entradas e saídas, entre outros. Há diferentes tipos de ERPs, separados por ramo de atividade, porte da empresa, tornando a personalização ainda maior. Através das assinaturas eletrônicas Você se lembra de como era assinar um documento antigamente? Precisava imprimi-lo, ir ao cartório para autenticar, carimbar e depois guardá-lo em um local seguro. Atualmente, tudo ocorre com um simples clique. O chamado certificado digital valida as assinaturas digitalmente comprovando a autoria de quem o assinou de forma rápida e segura. Usando a criptografia, cada certificado possui uma chave pública que só consegue ser decodificada via software. Na nuvem Salvar os materiais na chamada nuvem é uma prática que tem se tornado cada vez mais comum, tão comum que já foi até tema de série de TV, Silicon Valley. Usando tecnologia parecida com a da assinatura eletrônica, os documentos na nuvem só podem ser acessados via login e senha. Quais as vantagens da digitalização de dados para o profissional de contabilidade? 1. Economia de tempo Esta é sem dúvida uma das principais vantagens. Como já foi dito, com a digitalização todos os dados que a empresa possui podem ser acessados de forma prática sem necessitar de horas para encontrar um único documento. A mesma coisa acontece no envio de documentos, pagamentos de tributos, declarações, entre outros. Antes era necessário separar dias da agenda para buscar comprovantes de despesas e receitas para declarar o Imposto de Renda. Agora é tudo muito prático, basta procurar nos sistemas e apps certos para que todas as informações sejam acessadas de forma simplificada. Ao automatizar os processos, sobrará tempo para focar na razão de ser do negócio: o cliente. 2. Economia de recursos Com arquivos digitalizados, não há a necessidade de um espaço físico para armazenamento, assim como há a diminuição dos custos com impressão de papel, compra de pastas para armazenar, entre outros. Segundo a pesquisa Gartner Inc, quase 3% do lucro de uma empresa é gasto em papel, impressão, arquivamento, armazenamento e preservação de documentos. 3. Eficiência e segurança nos processos Outro grande benefício da digitalização na área contábil é o ganho de eficiência e segurança nos processos. Desde a criação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em 2005 e do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), as informações dos contribuintes são digitalizadas para que sejam acessadas de forma prática via plataformas 100% online. Assim, é possível ter mais agilidade, eficiência e confiabilidade nas informações. O mesmo ocorreu no envio da declaração do Imposto de Renda, que desde 2010 deve ser feita online, sem a necessidade de coletar inúmeros documentos físicos, contabilizar todos manualmente, etc. Com a desburocratização do processo e a adoção da digitalização por parte do Fisco, os contadores foram obrigados a buscar

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11 de maio de 2021

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